Portefeuille de crédits en retard depuis plus d'un nombre de jours déterminé (diagramme linéaire), ? ? La technologie informatique permet une approche radicalement nouvelle des services aux clients en créant de nouvelles possibilités. Les agents de crédit, organisés en équipes de deux, couvrent quatre marchés où ils procèdent aux transactions avec leurs clients. par exemple un système de comptabilité manuel qui produit des rapports avec un décalage de trois mois. BRAC est une institution bangladaise qui sert plus de 1,5 million de membres par l'intermédiaire de 330 agences. Pour administrer les prêts de groupe, il est nécessaire de créer une table spéciale, et de la relier à la table des clients. Les cadres de direction, le personnel de terrain, les membres du conseil d'administration et les responsables du système d'information sont rarement au fait de tous les besoins de leur institution : même s'ils savent qu'il est nécessaire de surveiller certains indicateurs clés ? Voir le rapport D5 : COMPTE DE RÉSULTAT SIMPLIFIÉ, PRÉVISIONS ET RÉSULTATS. Il est important de s'assurer que le personnel de terrain comprend bien les informations transcrites dans les rapports. Les lignes 8 et 18 sont une estimation des nouveaux dépôts d'épargne et des retraits au cours des mois à venir. 5. Supposons, par exemple, qu'un unique remboursement de 100 dollars soit en retard au titre d'un prêt dont l'encours est de 1 000 dollars, le premier indicateur classe la totalité des 1 000 dollars à risque, tandis que le second ne considère que le montant impayé, soit 100 dollars. Lorsque l'ÉCART DE RENDEMENT est trop élevé, il faut examiner la situation, car l'institution peut avoir un problème de retards de remboursements, faire l'objet de fraudes ou éprouver des difficultés de nature comptable. 19. Ce compte ne doit être tenu que dans les systèmes de comptabilité d'engagement. au moyen d'un RAPPORT SIM-. Le présent guide pratique explique les problèmes d'ordre technologique que posent les systèmes informatiques de gestion, en s'adressant essentiellement au gestionnaire qui ne possède pas de connaissances techniques (voir l'annexe 1), dans le but de faire comprendre aux utilisateurs ce qui est possible et la somme d'efforts nécessaires pour tirer de bonnes informations d'un système. La publication en 1991 de la monographie d'ACCION intitulée The Hidden Beast : Delinquency in Microenterprise Credit Programs a marqué un tournant crucial dans les activités de suivi de la qualité du portefeuille9. * Compte intervenant dans le système de comptabilité d'engagement. Le prendre en compte non seulement le coût initial programmeur a-t-il rapidement répondu aux appels d'achat du logiciel ou de la licence d'utilisation mais motivés par des situations d'urgence ou les besoins de aussi les coûts qui devront probablement être assumés maintenance ? Les dépôts à terme sont enregistrés sur une ligne distincte. Elle commence par clairement exposer l'utilité et les limites de l'analyse des ratios financiers, puis présente une série de ratios de rentabilité financière, de liquidité, d'adéquation du capital, de qualité du portefeuille, d'efficacité des opérations, ainsi que des ratios décrivant l'étendue des services (offre de services aux pauvres), l'efficacité des opérations des agences, et la productivité des agents de crédit. Provision pour dépréciation des terrains, 4911 Provision pour dépréciation des terrains, 4932 Provision pour dépréciation des titres immobilisés, 51. pour approuver un prêt ou négocier avec un client défaillant, par exemple. Toutes les institutions de microfinance accordent des prêts, reconnus pour être les produits les plus complexes à suivre par le système. À quel stade un prêt est-il passé en perte ? Une institution pourrait souhaiter mettre au point d'autres indicateurs pour les intégrer dans ses procédures standards d'analyse des prêts et, partant, suivre leur évolution relativement aisément. Les prêts sont-ils remboursés uniquement en espèces ou peuvent-ils être également réglés en nature ? De plus en plus de systèmes d'information sont élaborés localement, pour l'environnement opérationnel local et ont un appui technique local. Il est généralement plus facile de ventiler les coûts par agence que par programme, car les agences ont en général des immobilisations et des employés qui leur sont spécifiquement affectés ; elles peuvent également avoir une liste déterminée de clients et de prêts. 12. Ces regroupements, ainsi que l'ordre dans lequel les rubriques sont présentées, permettent de calculer les résultats intermédiaires, qualifiés de soldes intermédiaires de gestion5. COMPARTAMOS, une institution mexicaine offrant des services de crédit en milieu rural, fournit ses services à 35 000 clients par le biais de ses 11 agences et envisage de développer largement ses opérations. Voir la figure G4 : MODÈLE DE SECTION REGROUPANT LES INDICATEURS D’ACTIVITÉ. Ces prescriptions variant considérablement d'un pays à l'autre, nous n'avons pas inclus d'exemple de rapport destiné aux autorités de contrôle. ? Il mesure la différence entre les intérêts qu'une institution devrait théoriquement percevoir et le montant des intérêts qu'elle perçoit effectivement au cours d'une période donnée. participent à l'opération, ce qui nécessite de vérifier régulièrement les chiffres et entraîne des irrégularités chroniques. Par exemple, un rapport peut regrouper les produits et les charges par centre de profit (agences) ou par programme (crédit, formation). ? Une s'engager par un instrument légal à ne communiquer le code institution acquérant une licence d'utilisation du lo- source à quiconque. Un bon système d'information peut révolutionner le travail des membres du personnel d'exécution en leur permettant d'assurer un meilleur suivi de leur portefeuille et de mieux servir leurs clients, tout en travaillant avec une clientèle de plus en plus nombreuse. Force est d'établir une concordance entre les soldes initiaux inscrits dans le grand livre et les soldes détaillés des livres dans lesquels sont tenus les différents comptes d'épargne et de prêt. En tout état de cause, l'institution de microfinance doit informatiser son système d'information de gestion autant que possible. La figure 4.1 (ci-dessus) montre de quelle manière retraiter les provisions pour créances douteuses à chaque période. La plupart des institutions de microfinance sont toutefois des organisations à but non lucratif qui poursuivent des activités financières dans le but de servir la société. Ils doivent donc disposer d'états financiers établis à ce niveau en sus des rapports sur l'épargne et le portefeuille de crédits utilisés par le personnel de terrain. Le nombre de clients n'est que l'un des facteurs déterminants de la quantité dedonnées à traiter ; parmi les autres on peut citer le type de prêts (prêts à des particuliers ou prêts collectifs) et la fréquence des versements. Le meilleur moyen de gérer les liquidités consiste à effectuer des projections des flux de trésorerie, plus ou moins complexes selon les besoins et la structure de l'institution (pour plus de détails sur la manière d'effectuer de telles projections, se reporter à la section de l'opuscule traitant des rapports sur les flux de trésorerie). La structure proposée ici se fonde sur les travaux de Tony Sheldon, conseiller financier de Women's World Banking. Cours Complet sur le Grafcet et Exercices Corrigés : Un cours détaillé avec des exercices corrigés. Est-il possible d'établir un lien entre le numéro de compte et le code du client ? Ce programme peut être traduit en d'autres langues et employer plusieurs langues en parallèle. Un système de gestion de portefeuille standard ne peut probablement pas traiter des formules novatrices de ce genre. Les rapports peuvent être regroupés en sept catégories : Jeu minimum de rapports pour une petite institution de microfinance dont la seule opération consiste à effectuer des prêts. ? ? Conservation des documents vierges (chèques, ? Le modèle présenté incorpore les éléments les plus courants des flux de trésorerie. Elle peut, bien sûr, décider d'employer un système totalement manuel, mais cela n'est pas recommandé. Le RENDEMENT DES FONDS PROPRES est le principal indicateur utilisé pour quantifier les résultats obtenus dans ce domaine. Quand un prêt est passé en perte, il n'apparaît pas comme une charge (puisque le montant nécessaire a été imputé lors de la constitution des provisions) mais seulement comme une diminution du compte de provisions pour créances douteuses (1310), en contrepartie d'une réduction du compte d'encours de crédits à l'actif (1210). Nombre de comptes d'épargne illimité par membre, ? Il faut savoir que l'institution acquiert en fait une li- arrive qu'un client puisse acheter le code source, bien qu'il lui cence d'utilisation du logiciel, et non pas le logiciel faille, dans ce cas, probablement acquitter un prix plus élevé et lui-même, car cela a d'importantes conséquences. Le système doit-il permettre d'effectuer les opérations de guichet, c'est-à-dire permettre au personnel d'utiliser leur ordinateur lorsqu'ils traitent avec leurs clients, ou seulement les opérations de back-office, dans lesquelles les informations sont saisies à partir de registres-papier ? Le numéro de compte se compose d'un chiffre et d'une lettre : le chiffre indique l'emploi qui est fait des ressources qui y sont enregistrées  et la lettre le bailleur de fonds des ressources en question. Le journal des opérations et les livres comptables sont des composantes d'un système complexe et vaste, établi en vue de contrôler la situation des fonds et d'en déterminer les origines et les emplois. Ces employés aideront alors à former leurs collègues à l'utilisation du système d'information de gestion. Elles doivent en outre être formulées sous différentes formes, à différentes fins. Il faut que les responsables et autres personnes impliquées dans la définition du système comprennent les aspects fondamentaux de la structure d'une base de données pour pouvoir communiquer efficacement avec les programmeurs et les analystes pendant la phase de conception. Le présent rapport a pour objet d'éviter que les clients n'aient à attendre trop longtemps avant de recevoir un prêt. Dans l'affirmative, quand sont-ils calculés ? Là encore, la durée de la formation varie en fonction de la complexité du système et de l'expérience acquise par le personnel dans le cadre de systèmes analogues. FIGURE 1.1 Entrées et sorties d'un système d'information de gestion, 1.3  Comment les différentes parties du système d'information, Un système complet d'information de gestion regroupe tous les systèmes mis en œuvre par une institution pour produire les informations qui guident la direction dans ses choix et ses actions. Les agents de crédit inscrivent à la main les transactions sur des formulaires de recouvrement ou des bordereaux imprimés, qu'ils rapportent à l'agence où les informations sont alors saisies dans l'ordinateur de back-office. Dans un système de comptabilité de caisse, il s'agit des intérêts payés par les clients pendant la période considérée. le système ne fonctionnera jamais convenablement. Troisième groupe concerné, les auditeurs et les contrôleurs affichaient des besoins différents ; leur avis a également été sollicité. Voir par exemple le chapitre 4 de Timothy W. Koch, Bank Management (3e édition, Dryden Press, 1995). Catégorie A : Rapports sur l'épargne                                                       4, Catégorie B : Rapports sur l'activité de crédit                                        12, Catégorie C : Rapports sur la qualité du portefeuille                             23, Catégorie D : Rapports de compte de résultat                                       35, Catégorie E : Rapports de bilan                                                            49, Catégorie F : Tableaux sur les flux de trésorerie                                    57, Cétégorie G : États récapitulatifs                                                           63, A2 : RAPPORT DE GUICHET SUR L’ÉPARGNE A3 : COMPTES D’ÉPARGNE ACTIFS PAR AGENCE ET, A4 : COMPTES D’ÉPARGNE INACTIFS PAR AGENCE. Ce rapport fournit des informations sur les comptes inactifs : numéro du compte, nom du client, solde, et date de la dernière opération. La phase 3 peut être la plus longue s'il est décidé, à la phase 2, d'élaborer et de mettre à l'essai un logiciel, que ce soit en modifiant un programme existant ou en en créant un nouveau. Il peut même être nécessaire d'utiliser deux chiffres pour les comptes plus complexes, le premier indiquant le produit (compte d'épargne, prêt) et le second le sous-produit. Comme ils sont très nombreux et ne présentent qu'un intérêt limité en dehors de leur contexte spécifique, il n'est pas possible de les présenter dans le cadre de ce manuel. Pour obtenir la version du guide en langue anglaise ou espagnole, s'adresser à Microenterprise, InterAmerican Development Bank, téléphone : 202-623-2509, télécopie : 202-623-1463. Le produit offert par l'institution est-il une ligne de crédit pouvant donner lieu à des décaissements ou à des remboursements à un moment quelconque, dès lors que le montant approuvé n'est pas dépassé ? Les services informatiques prépareront à l'avance, pour chaque membre, un fichier où figureront les remboursements d'emprunts et les dépôts d'épargne prévus chaque semaine. Beaucoup d’efforts ont été déployés pour tenter d’automatiser le recueil d’informations (système en temps réel, lecture optique, numérisation, robots d’analyse de contenus…). Description et diagramme de la circulation des informations et des rapports traités par le système. Ils se fondent sur ces informations pour agir. Une petite institution de microfinance procède à ses transactions avec ses clients en dehors de l'agence, sur la place du marché, dans une banque commerciale ou dans une salle qu'elle a louée à l'école. ? ? SEEP Network, Financial Ratio Analysis of Micro-Finance Institutions, 1995. Elle portent sur des éléments tels que les projections de la croissance économique, les taux d'inflation, la concurrence et l'action des pouvoirs publics. Lorsqu'il demande à ses employés comment réunir ces informations pour le vendredi suivant, ces derniers se contentent de hausser les épaules. Il regroupe les clients qui n'empruntent plus à l'institution parce qu'ils sont mécontents de ses services, qu'ils n'ont plus besoin d'emprunter, que leur demande a été rejetée à la suite de difficultés de remboursement, ou parce que leurs besoins sont devenus trop importants pour pouvoir être satisfaits par l'institution en question. Le système de gestion du portefeuille continue-t-il de suivre les abandons de créance dans un compte hors bilan ? ? Le système se prête aisément à une traduction en d'autres langues. ? Le système génère-t-il un calendrier d'amortissement correct ? Il est possible d'exprimer sur une base annuelle les taux de croissance mensuels ou trimestriels pour en faciliter l'interprétation. ? L'espacedu disque dur sert à stocker les informations pour de longues périodes ; c'est là qu'elles se trouvent lorsque l'ordinateur est éteint. ? Traite toute la gamme des opérations de guichet, y compris le suivi des versements en espèces et par chèques, le suivi des activités des caissiers et la fourniture de monnaie d'appoint. Évaluer les différentes possibilités 5. Modèle de section regroupant les indicateurs d’activité, 1    Entreprises recevant un premier crédit, 2    Entreprises recevant un crédit relais, 3    Total entreprises recevant un crédit, 8    Agent de crédit (équivalent plein temps), 9    Nombre moyen crédits actifs par agent de crédit, 10 Montant moyen portefeuille par agent de crédit, à reproduire pour tous les postes faisant l'objet d'un suivi, Modèle de section regroupant les indicateurs financiers et de gestion, Augmentation annuelle du nombre d'emprunteurs, Augmentation annuelle du nombre de déposants, Pourcentage des crédits aux groupes ciblés, Agents de crédit en pourcentage des effectifs, État récapitulatif des résultats d'exploitation Pour le trimestre achevé __________. Cette section présente trois modèles à même de guider l'établissement de nouveaux rapports : deux modèles de rapport ponctuel, l'un à groupements simples et l'autre à groupements multiples, qui fournissent des informations pour une période donnée, telle que la fin du mois, et un modèle de rapport de tendance qui présente les données sous une forme permettant d'interpréter leur évolution. Pour introduire d'une manière un peu formelle le concept de système d'information, on va Quelle est la structure des versements périodiques ? Combien coûte un système d'information de gestion ? 3.3.2  Rapports destinés au personnel de terrain. Bien que les logiciels commercialisés de sources diverses ne manquent pas, les programmes standards conçus pour la microfinance sont rarement une solution idéale, ne serait-ce que parce qu'il n'est pas facile d'obtenir un appui technique sur place. ? Les institutions dont les procédures diffèrent nettement de celles sur lesquelles sont basés les systèmes standards auront probablement intérêt à employer cette version du logiciel. Deuxièmement, certains nouveaux programmes de base de données imposent l'attribution d'un mot de passe à chaque table, que l'utilisateur doit entrer s'il veut ouvrir la table en question. Description et diagramme de la saisie et du stockage des données de base. Avant d'utiliser de manière généralisée le PORTEFEUILLE CLASSÉ À RISQUE, on employait le plus souvent le MONTANT TOTAL DES IMPAYÉS pour déterminer la qualité du portefeuille. Pour des raisons de sûreté et de sécurité, il est conseillé de fixer à un mois maximum la période de validité de l'accord de prêt. sur les activités, l'épargne, le portefeuille de crédits et la situation de trésorerie, le compte de résultat, le bilan et les rapports d'exploitation simplifiés ? 3. ? S'adresser à ACCION Publications, 731 15th Street, N.W., Washington, D.C. 20005, télécopie : 202-393-5115, site Internet : . ? ? En outre, ni les agents de crédit, ni les dirigeants ne pouvaient obtenir de rapports leur permettant de gérer correctement un portefeuille de microcrédits à versements hebdomadaires. Un rapport général sur l'ensemble des comptes dont il est responsable ? Les dernières lignes du rapport présentent divers pourcentages cumulés, tels que le pourcentage du portefeuille en retard de plus de 60 jours (somme des colonnes 10 et 11). Toute divergence doit être évaluée et expliquée. Coût élevé des modifications ultérieures, ? L'accent doit être mis sur les problèmes fondamentaux de compatibilité (notamment les types de produits financiers et des méthodes de calcul des intérêts pouvant être acceptées par le système), plutôt que sur des points plus techniques (comme les méthodes de calcul des pénalités), parfois difficiles à évaluer à partir de la documentation de base. Ordres de paiement et paiement des salaires ?